Hướng dẫn cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ văn phòng

Việc sắp xếp và quản lý các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ luôn là công việc gặp nhiều khó khăn trong mỗi công ty. Nó không chỉ đòi hỏi về mặt thời gian, cẩn thận, tỉ mỉ mà việc sắp xếp phải đảm bảo gọn gàng, khoa học. Trong bài viết dưới đây, Xuân Hòa sẽ hướng dẫn các bạn cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ văn phòng hiệu quả nhất.

Cách chọn tủ tài liệu

Để sắp xếp và bảo quản hồ sơ, tài liệu một cách tốt nhất thì việc đầu tiên bạn cần làm là chọn một chiếc tủ tài liệu phù hợp nhất.
Tùy thuộc vào từng không gian văn phòng và tính chất công việc để lựa chọn mẫu tủ tài liệu cho đúng. Nhưng nếu bạn muốn giấy tờ tài liệu luôn gọn gàng, ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm khi cần thì bạn nên chọn những mẫu tủ rộng, có nhiều ngăn.
Dùng tủ có nhiều ngăn: không chỉ phù hợp với mọi kích thước hồ sơ, tài liệu khác nhau mà còn giúp bạn dễ dàng sắp xếp. Mỗi ngăn bạn có thể để tài liệu theo từng loại, từng chủ để và dán giấy nhớ để dễ nhìn, dễ quản lý và tìm kiếm.
Dùng tủ tài liệu có cánh kính: vừa có tính thẩm mỹ cao, phù hợp với những không gian sang trọng và đẹp mắt. Cửa kính giúp bạn có thể quan sắt tài liệu từ bên ngoài mà không mất công tìm kiếm, lục lọi như các mẫu tủ cửa cánh kín khác.
Ngoài ra, để việc sắp xếp và bảo quản tài liệu  thuận lợi, bạn nên  dùng giấy ghi chú nhiều màu, nhiều kích thước để phân loại tài liệu.

Cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ

Phân loại tài liệu

Việc phân loại tài liệu có vai trò cực kỳ quan trọng, bạn sẽ không thể dễ dàng tìm kiếm bất kỳ tài liệu nào nếu chúng được để chồng đống, hỗn độn với nhau. Việc không phân loại tài liệu dễ dẫn đến việc lẫn lộn và thất lạc.
Mỗi một loại tài liệu, giấy tờ sẽ đều có giá trị và mục đích sử dụng riêng. Để sắp xếp và quản lý chúng tốt, bạn nên chia nhỏ theo một số tiêu chí nhất định: Phân loại tài liệu theo thời gian, theo cụm quý 1, quý 2, quý 3, quý 4 và phân loại theo tính chất:

• Hồ sơ, tài liệu hành chính, văn phòng: các văn bản quy phạm pháp luật, chỉ định của ban lãnh đạo, tài liệu về cuộc họp, hội nghị, hồ sơ tài liệu mua bán trang thiết bị của công ty, báo cáo, tổng kết các hoạt động của công ty,….
• Hồ sơ, tài liệu về nhân sự: các tài liệu về việc thành lập công ty, quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo, hồ sơ tuyển dụng, thuyên chuyển nhân sự, quyết định khen thưởng, kỷ luật, tài liệu về bảo hiểm xã hội, phụ cấp, trợ cấp, hồ sơ cá nhân của nhân viên ( sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hợp đồng,…).
• Hồ sơ, tài liệu về sản xuất kinh doanh: tài liệu về các chương trình, kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công ty, kế hoạch tài vụ, các hợp đồng kinh tế, thương mại, các tài liệu liên quan đến sản xuất và kinh doanh,…
• Hồ sơ, tài liệu kỹ thuật: tài liệu thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu, tài liệu máy móc, thiết bị, công nghệ,….
• Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán: tài liệu dự toán, quyết toán kinh phí, kiểm kê tài sản, tài chính hàng năm, kế hoạch tài chính, báo cáo,…

Sắp xếp hồ sơ

Bước tiếp theo sau khi phân loại hồ sơ là sắp xếp chúng một cách thật khoa học. Một số gợi ý khi sắp xếp tài liệu, giấy tờ:
Sắp xếp theo thời gian: Bạn cần sắp xếp chúng theo trình tự thời gian diễn ra, theo năm theo tháng và phải được ghi chú đầy đủ.
Sắp xếp theo mẫu: Để riêng các loại tài liệu cùng mẫu với nhau như thiệp mời, thống kế, tiếp thị, báo cáo, khách hàng,…Chú ý nên sắp theo thứ tự bảng chữ cái để dễ tìm kiếm.
Sắp xếp theo tính chất: Nên để các hồ sơ, tài liệu riêng theo mục đã giải quyết, chưa giải quyết hay hồ sơ thông thường, hồ sơ bảo mật, hồ sơ tối mật.

Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản danh sách liệt kê theo hệ thống các bản tài liệu của công ty. Nó giúp  việc sắp xếp, tìm kiếm và quản lý đơn giản hơn.
Trong danh mục hồ sơ, bạn nên lưu các mục như tên hồ sơ, chủng loại, thời gian, vị trí lưu trữ, … và  đưa vào máy tính để dễ quản lý.
Ngoài ra, việc cập nhật danh mục thường xuyên là hết sức cần thiết. Cập nhật danh mục giúp loại bỏ những hồ sơ không dùng nữa và bổ sung hồ sơ mới.

Cách lưu trữ hồ sơ

Để các hồ sơ tài liệu được gọn gàng ngăn nắp, bạn nên dùng bút nhớ đánh số ở góc các tài liệu, bên ngoài được dãn nhãn tên, phân loại đầy đủ. Trong file máy tính phải được chú thích rõ ràng.

Tham khảo một số mẫu tủ sắt để tài liệu công dụng nhất

Mẫu tủ sắt CA-5A-LG

Mẫu tủ sắt CA-3A-LG-N

Mẫu tủ sắt CA-3A-LG

 
Những  mẫu tủ tài liệu làm từ sắt hiện đang được ưa chuộng hiện nay. Được làm từ chất liệu thép tiêu chuẩn Nhật Bản, chống cháy, chống nước với độ bền cao tránh được cong vênh hay ẩm mốc trong quá trình sử dụng giúp bảo vệ an toàn cho các giấy tờ quan trọng.
Bên cạnh đó, tủ được thiết kế nhiều ngăn chia nhỏ để dễ dàng cất giữu tài liệu theo từng danh mục,  cửa kính dễ dàng nhìn thấy khi bạn có nhu cầu tìm kiếm.

------------------------------------------------------------

CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT XUÂN HÒA
"Tiêu chuẩn quốc tế - Giá trị bền lâu"
Địa chỉ: Số 7 Phố Yên Thế, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 0243.8235081/80/82/83
Email: Xuanhoa@xuanhoajsc.com